Koniec ery vendorów w IT? Zalety współpracy z zaufanymi doradcami

Postępująca cyfryzacja, nowe modele pracy, brak specjalistów i konieczność automatyzacji procesów – to wszystko sprawia, że firmy coraz częściej wspierają się rozwiązaniami IT. Czasem wybierają je, działając pospiesznie i bez przygotowania, czasem – kierując się opinią innych czy popularnością narzędzia. W obu przypadkach wdrożenia mają nikłe szanse na sukces. W czasach, gdy biznes staje się coraz bardziej złożony, rozbudowa infrastruktury IT musi przebiegać w sposób przemyślany i dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa.

Według analityków Gartnera w 2023 roku globalne nakłady na IT (w tym sprzęt, oprogramowanie, systemy centrów danych oraz usługi IT) będą o 5,5% wyższe niż przed rokiem. Natomiast 2024 rok przyniesie wzrosty sprzedaży sięgające niemal 9% w skali roku. Część inwestycji podejmowanych teraz przez firmy jest efektem przechodzenia z prowizorycznych rozwiązań wdrożonych w czasie pandemii Covid-19 na systemy dopasowane do ich rzeczywistych potrzeb.

– To właśnie pandemia wyraźnie pokazała, że wybór rozwiązań IT nie może być przypadkowy. Oczywiście tak drastyczna i nieoczekiwana zmiana modelu pracy wymusiła na przedsiębiorcach dość pospieszne zakupy. Firmy stawiały na narzędzia dobrze znane i popularne lub po prostu łatwo dostępne. Sporą rolę odgrywała także cena. Dziś jednak widać, że duża część tych systemów zwyczajnie nie spełnia potrzeb organizacji, nie pasuje do sposobu pracy albo nie odpowiada pracownikom, którzy przecież są ich codziennymi użytkownikami – mówi Krzysztof Andrian, prezes zarządu Concept Data.

Złożona infrastruktura, złożone potrzeby

Wybierając systemy IT, trzeba brać pod uwagę wiele czynników, między innymi wymagania biznesowe firmy, skalowalność rozwiązania, jego wydajność, elastyczność, możliwość integracji, bezpieczeństwo, dostępność i niezawodność, ale też łatwość użytkowania i oczywiście koszty – także te przyszłe, wynikające z utrzymania narzędzia.

– Nie ma dziś systemów uniwersalnych, które będą pasowały do każdego przedsiębiorstwa i każdej sytuacji biznesowej. Tym bardziej że dziś niemal każda firma korzysta już z wielu różnych rozwiązań. Sztuką jest wybranie takiego, które będzie komplementarne, łatwo się zintegruje z innymi i nie będzie powielać dostępnych już funkcji – dodaje Krzysztof Andrian.

Problemem jest jednak to, że organizacje często nie wiedzą dokładnie, jakie rozwiązania mają i które obszary są przez te narzędzia zaopiekowane. Dział IT zbiera zapotrzebowanie na różne systemy, wybiera je, finalizuje wdrożenia, a później dba o to, by działały bez większych przestojów. Ponieważ jednak infrastruktura firm jest coraz bardziej złożona, rzadko kiedy pracownicy IT mają możliwość – a nawet potrzebę – by przeanalizować, które z tych narzędzi rzeczywiście są niezbędne i używane, które warto rozwijać, w jakie zainwestować w związku z planowanymi zmianami w przedsiębiorstwie.

W rezultacie w IT przedsiębiorstw często panuje coraz większy chaos i wdrożenie kolejnego narzędzia nie przynosi pożądanych skutków.

Vendor to za mało

Najlepszym wyjściem w takiej sytuacji jest wybór odpowiedniego partnera biznesowego, który pomoże uporządkować funkcjonujące systemy i rozwiązania oraz dobrać takie, które rzeczywiście wspomogą rozwój firmy. W takiej roli nie sprawdzą się jednak tradycyjni vendorzy IT.

– Dostawcy rozwiązań IT mają zwykle w swoim portfolio wiele naprawdę interesujących rozwiązań, ich podstawową rolą jednak jest sprzedaż, a nie doradztwo. Opowiedzą zatem o narzędziach, które są w ich ofercie, przedstawią dane techniczne, możliwości integracji czy skalowalność. Nie sprawdzą jednak, czy te narzędzia naprawdę pasują do potrzeb kupującego je przedsiębiorcy. Będą zatem dobrym wyborem dla firm świadomych, w których pracują eksperci łączący kompetencje IT i biznesowe. Dla firm, które doskonale wiedzą, jakie rozwiązania pasują do ich strategii rozwoju – wyjaśnia Krzysztof Andrian.

W pozostałych przypadkach lepszym wyborem dla firm są przedsiębiorstwa, które nie tylko oferują szeroki wachlarz różnych systemów, ale też mają zespoły ekspertów gotowych przeanalizować sytuację biznesową oraz zasoby IT organizacji, by zaproponować narzędzia rzeczywiście spełniające wszystkie oczekiwania.

Firma – doradca. Co to znaczy?

W języku angielskim firmę taką określa się mianem Trusted Advisor. To inaczej przedsiębiorstwo, które cieszy się zaufaniem i uznaniem klientów, które nie tylko dostarcza produkty lub usługi, ale także oferuje doradztwo i wsparcie w podejmowaniu decyzji biznesowych. Zwykle angażuje się w długoterminowe relacje z klientami, aby zrozumieć ich potrzeby i cele i to do nich dopasowywać rozwiązania i narzędzia.

Zapotrzebowanie na usługi takich firm rośnie. Także w obszarze IT.

– Wiele firm zgłaszających się do nas – i mówię tu także o dużych organizacjach – potrzebuje w pierwszej kolejności doradztwa, spojrzenia z zewnątrz na jej zasoby, strategię, plany rozwoju, metody pracy – i przeanalizowanie, na ile wdrożone już rozwiązania dopasowane są do aktualnej sytuacji biznesowej. W dalszej kolejności oczekuje wskazania narzędzi, które pomogą w realizacji celów, oraz przygotowania strategii transferu wiedzy. Dostawca, który jednocześnie jest doradcą, pomaga zapełnić ewentualne luki kompetencyjne z zespołach firmy, dzięki czemu przyspiesza wprowadzanie niezbędnych zmian i tym samym jej rozwój. Od lat właśnie w taki sposób pracujemy z naszymi klientami – mówi Krzysztof Andrian.

W jaki sposób działa Trusted Advisor w obszarze IT?

1. Poznaje firmę – jej strukturę, model i organizację pracy, plany rozwojowe, strategię biznesową.
2. Robi przegląd systemów i narzędzi działających w firmie.
3. Wskazuje kategorie rozwiązań, które w optymalny sposób ułatwią pracę i pomogą firmie osiągnąć zamierzone cele.
4. Analizuje ryzyka.
5. Pomaga wyznaczyć zespół, który należy zaangażować we wdrażanie systemów, by proces ten przebiegał sprawnie i spełniał oczekiwania wszystkich zainteresowanych stron.
6. Wspiera w wyborze konkretnych rozwiązań.
7. Współtworzy strategię komunikacji zmiany.
8. Uczestniczy w szkoleniach dla pracowników i użytkowników nowych narzędzi.
9. Przygotowuje strategię rozwoju infrastruktury dopasowaną do planów rozwojowych firmy.
10. Podpowiada, czy systemy funkcjonujące w firmie od lat spełniają jeszcze swoją rolę, i wskazuje, w jaki sposób nimi optymalnie zarządzać.

Innym słowem jest partnerem biznesowym, który służy radą, wiedzą i doświadczeniem na każdym etapie procesu – od wyboru po implementację i korzystanie z rozwiązania. Współpraca z tak działającą firmą może być dla wielu przedsiębiorców kluczem nie tylko do skutecznego wprowadzenia automatyzacji i cyfryzacji procesów, ale też do osiągnięcia celów biznesowych w założonym czasie.